Warum sind PDFs oft nicht barrierefrei?
Ein PDF speichert primär das visuelle Layout einer Seite - wo welcher Text steht, welche Schrift verwendet wird, wo Bilder platziert sind. Was es von sich aus nicht speichert: die logische Struktur. Welcher Text eine Überschrift ist, was eine Liste ist, in welcher Reihenfolge gelesen werden soll.
Für sehende Nutzer ist das kein Problem - sie erkennen die Struktur visuell. Für einen Screenreader ist ein unstrukturiertes PDF ein zusammenhängender Textblock ohne Orientierung.
Was macht ein PDF barrierefrei?
Ein barrierefreies PDF enthält unsichtbare Strukturinformationen - sogenannte Tags. Diese Tags markieren Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen und Bilder semantisch, ähnlich wie HTML-Tags auf einer Website. Der Standard dafür heißt PDF/UA (Universal Accessibility), beschrieben in ISO 14289 (Quelle: Adobe).
Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit fasst die Kernanforderungen so zusammen:
- Vollständige Tag-Struktur: Jedes Inhaltselement ist korrekt getaggt (Überschriften, Listen, Tabellen, Bilder)
- Lesereihenfolge: Die Tags definieren eine logische Lesereihenfolge die der visuellen Darstellung entspricht
- Alt-Texte für Bilder: Jedes Bild hat einen Alternativtext
- Dokumentsprache: Die Sprache des Dokuments ist im PDF definiert
- Dokumenttitel: Das PDF hat einen aussagekräftigen Titel (nicht den Dateinamen)
- Schrifteinbettung: Alle verwendeten Schriften sind eingebettet
- Lesezeichen: Bei längeren Dokumenten sind Lesezeichen (Bookmarks) vorhanden
- Tabellenstruktur: Tabellen haben Kopfzellen die als solche markiert sind
Der richtige Weg: Barrierefreiheit von Anfang an
Die wichtigste Regel: Barrierefreiheit beginnt nicht im PDF, sondern im Quelldokument. Ein PDF wird aus einem Quelldokument (Word, InDesign, LibreOffice) erzeugt. Wenn das Quelldokument saubere Formatvorlagen verwendet, übernimmt der PDF-Export einen Großteil der Tags automatisch (Quelle: Bundesfachstelle).
In Microsoft Word
- Formatvorlagen verwenden: Überschrift 1, Überschrift 2, Standard, Listenabsatz - nie manuell formatieren
- Alt-Texte für Bilder: Rechtsklick auf Bild > Alternativtext
- Tabellen mit Kopfzeile: Erste Zeile als Überschrift markieren
- Sprache festlegen: Überprüfen > Sprache > Dokumentsprache
- Dokumenttitel setzen: Datei > Eigenschaften > Titel
- PDF exportieren: Datei > Exportieren > PDF/XPS, Option "Dokumentstruktur-Tags" aktivieren
In Adobe InDesign
- Absatzformate konsequent nutzen und als Tags exportieren
- Export-Tags zuweisen: Jedes Absatzformat bekommt einen PDF-Tag (H1, H2, P, etc.)
- Lesereihenfolge prüfen: Im Artikel-Bedienfeld die Reihenfolge kontrollieren
- Alt-Texte: Objekt > Objektexportoptionen > Alternativer Text
- PDF exportieren: Adobe PDF (Interaktiv), "Struktur für Tag-Reihenfolge" aktivieren
In LibreOffice
- Formatvorlagen verwenden (wie in Word)
- PDF exportieren: Datei > Exportieren als PDF, "Getaggtes PDF" und "PDF/UA" aktivieren
PDF prüfen
Nach dem Export muss das PDF geprüft werden. Kein automatischer Export ist perfekt - manuelle Nacharbeit ist fast immer nötig.
PAC (PDF Accessibility Checker)
Das wichtigste kostenlose Prüftool. PAC prüft nach dem Matterhorn-Protokoll (dem offiziellen Testverfahren für PDF/UA-Konformität). Verfügbar unter pac.pdf-accessibility.org. PAC zeigt gefundene Fehler sortiert nach Schwere und erklärt jeden einzelnen.
Adobe Acrobat Pro
Hat eine eingebaute Barrierefreiheitsprüfung unter Werkzeuge > Barrierefreiheit. Kann Tags nachbearbeiten, Lesereihenfolge anpassen und fehlende Alt-Texte ergänzen (Quelle: Adobe).
Wann sind barrierefreie PDFs Pflicht?
- Öffentliche Stellen: Die BITV 2.0 verlangt barrierefreie Dokumente. PDFs die auf Websites öffentlicher Stellen veröffentlicht werden, müssen die Anforderungen erfüllen.
- BFSG-pflichtige Unternehmen: Das BFSG bezieht sich auf die gesamte Dienstleistung. Wenn ein Online-Shop PDF-Rechnungen oder AGB als PDF bereitstellt, sollten auch diese barrierefrei sein.
- Alle anderen: Wenn die Information wichtig ist, sollte sie nicht nur als PDF, sondern auch als HTML auf der Website stehen. Das ist die barrierefreiere Alternative.